תהליך האפיון והעיצוב של פורטל פנים ארגוני

מהו פורטל ?
פורטל הוא אתר המשמש שער מרכזי למידע, שרותים ואפליקציות שונות. ניתן לחלק את הפורטלים לשתי קבוצות עיקריות, הראשונה פורטלים לקהל הרחב והשניה פורטלים פנים ארגוניים. הקבוצה השנייה מתחלקת אף היא לפורטלים אפליקטביים, פורטלים לתקשורת פנים ארגונית ופורטלים משולבים במינונים שונים.

כאשר ניגשים לאפיין פורטל לקהל הרחב מתבקשים המאפיין והמעצב לפעול בחלל של חוסר ודאות. הם אינם יודעים מיהו קהל היעד, מהו הקיף וסוג התכנים ובדרך כלל גם לא ידעו מהו הכיוון אליו יתפתח הפורטל.
באשר לפורטל פנים ארגוני המצב הוא בדרך כלל טוב יותר. קהל היעד מוגדר (גם אם מפולח לקבוצות אורינות שונות) הקיף התכנים הראשוני מוגדר ובדרך כלל גם שלבי התפתחותו בשנה הקרובה.

אפיון פורטל פנים ארגוני

אופי הפורטל ומטרותיו
השלב הראשון באפיון פורטל הוא הגדרת מטרותיו. הפורטל יכול להיות אפליקטיבי במהותו כלומר להוות שער מרכזי דרכו נכנסים עובדי החברה למסכי העבודה שלהם, לרוב ינסו החברות גם לאחד ממשקים ונהלי עבודה לאפליקציות עצמן (מעבר לאחידות תאגידית היתרונות הן במעבר קל מתפקיד לתפקיד, ממגזר למגזר והתמצאות באזורים שהעובד אינו מכיר). במקרה זה הפורטל יהיה פתוח על מחשבי העובדים רוב שעות העבודה. הפורטל יכול להיות פורטל תקשורת פנים ארגוני בו מעבירה החברה מסרים לעובדיה מיצרת זהות תאגידית ומאפשרת להם נגישות לידע ארגוני. בדרך כלל יהיה הפורטל תמהיל מסוים בין השניים. לאופי ומטרות הפורטל יהיו השלכות על אפיונו ועיצובו.

צרכני הפורטל
השלב השני הוא הכרת צרכני הפורטל. בעוד לפורטלים לקהל הרחב קשה למצוא מכנה משותף בין צרכניו בחברות וארגונים אכן יש מכנה משותף כזה. הדמיון יכול להיות בתחום העיסוק, במשרעת גילאים מצומצמת ובודאי במטען של תרבות ארגונית. כדאי להשתמש במכנה משותף זה כדי להקל על קבלת ההחלטות באפיון ועיצוב הפורטל. למשתמשים צעירים ניתן להשתמש בממשקים חדשניים יותר , מנקודת הנחה שהם רגילים להסתגל חדשות לבקרים לממשקים ולטכנולוגיות חדשות. לחברה בעלת עובדים מבוגרים יותר כדאי להשתמש בפונטים גדולים וברורים יותר, לא צריך להיות כבד ראיה - מספיק לעבור את גיל חמישים כדי להתקשות לקרוא פונט בגודל 10 פיקסלים ברזולוצית מסך של 768 על 1024. כדאי לשקול להשתמש באיקונים השאולים מהתרבות התאגדית. רזולוצית מסך משותפת לרוב עובדי החברה תקבע את התאמת רזולוצית העיצוב של הפורטל בעוד ששוני יגרור בהכרח עיצוב שיודע להתרחב ולהתכווץ וכו....

ארכיטקטורת מידע - המידע הנכון במקום הנכון
בשלב השלישי מסתכלים אחורה ונזכרים במטרות הפורטל, כעת נבנה תסריטי שימוש אפשריים באמצעותם נחליט באיזה אופן ישתמשו בו. לדוגמא בפורטל אפליקטיבי ניצור חלוקה לתפקידים ונאפשר לצרכן להכנס ישירות למסך העבודה שלו, נגיש לו ריכוז של קישורים לכלי עבודה יעודיים בשבילו (תכנים "קשים"), נדאג שקישורים אלו לעולם לא יעלמו ובנוסף נאפשר לו גישה בהיררכיה נמוכה יותר לשאר אזורי הפורטל. פורטל תקשורתי לדוגמא ניתן לחלק למגזרים ובו נדגיש ברמת היררכיה ראשונה דווקא את התכנים "הרכים" (חדשות החברה, תקנות בטיחות וכו....

השלב הרביעי הוא ארגון המידע באתר. חשוב שבשלב סידור המידע יהיה הצרכן לנגד עיננו ולא המפתח. נניח שהצרכן צריך מידע על תחבורה מתל-אביב לחיפה, מבחינת המפתח, לבסיס הנתונים נוח יותר להכיל את המידע של אגד לחוד ושל רכבת ישראל לחוד, הצרכן מאידך רוצה לקבל את המידע הרלוונטי במרוכז. סידור המידע בפורטל חייב להיות מובנה ואחיד, אסור שהיגיון החלוקה הפנימי ישתנה באזורים שונים בפורטל. הצרכן "מצלם במוחו" את מבנה הפורטל שהוא מכיר ומשליך על אזורים שאינו מכיר, אנו צריכים לדאוג לא לאכזב אותו. מאפין הפורטל צריך לשאוף למבנה רוחבי עד כמה שניתן (כמובן לא להגזים עם עודף פריטים בתפריט) בעל נתיבים קצרים ופשוטים הסיבה לכך היא שלצרכן הממוצע קשה לזכור היכן הוא נמצא בעומק אין סופי של הפורטל אפילו אם אנו מספקים לו תזכורת לנתיבו, בודאי שאין ליצור מבוך.

ממשק משתמש
בשלב זה אנו מטפלים ב"רשימת המכולת" שיצרנו למסך מסויים. ברשימה זו יהיו פירטי מידע, אזורי עבודה, קישורים חמים, תפריטים ועוד ועוד. אנו מגדירים הררכיות חשיבות וקשרים בין האלמנטים השונים בכל מסך ונזכור שהחלטות שאנו מקבלים כעת ישליכו גם על מסכים אחרים בשם אחידות הממשקים. אנו שואפים ליצר הבנה אינסטינקטיבית לממשק, במקומות בעייתים ניצור גישה לעזרה ממוקדת אך נספק גם גישה לתמיכה.

פרסונליזציה
בכל פורטל כדאי לשקול מינונים של פרסונליזציה, הצרכן יעריך אפשרות לייצר לעצמו אזור בו הוא ישמור קישורים שחשובים לו. ניתן לאפשר לו גמישות רבה יותר, עד כדי החלטה עצמאית על האוביקטים שיצגו במסכו והסידור שלהם, אולם חופש שכזה עלול פוגע ביכולת הארגון להעביר לו מסרים.

מוצרי מדף
כאשר אנו משתמשים במוצר מדף לפיתוח הפורטל כגון סאפ פורטל, אורקל פורטל או כל מוצר אחר אנו צריכים לרסן את המוצר. החברות השונות פיתחו מוצרים מאוד ורסטילים כל פעולה ניתנת לביצוע ממספר מקומות וממספר תפריטים ופקדים. המיישמים בדרך כלל אינן משכילים להבין שמגוון אפשרויות נועדו לאפשר בחירה, המיישמים נוטים להשתמש בכולן והתוצאה היא צרכן מבולבל. הפורטלים מאפשרים תפריטים אופקיים ואנכיים עם משמעות פונקציונאלית אולם לא חייבים להשתמש בכל מחיר בכולם, לעיתים אין בפורטל כמות מידע המצדיקה שימוש בהם. גם בפורטלים עתירי מידע יש להשתמש בתפריטים אלו בצורה מושכלת, אם יש יותר משבעה טאבים בשורה אחת סימן שמשהו צריך להשתנות בארכיטקטורת המידע, בודאי אם נוצרה גלילה אופקית .

שימוש בסטנדרטים של UI
לחלק מאנשי הUI יש נטיה להצמד לסטנדרטים בכל מחיר (אם זה לא שבור אל תתקן את זה) בגישה זו טמונה סכנה להתקבעות אולם אנשי UI אחרים המחפשים לחדש אומנם מוצאים מידי פעם פתרונות יצירתיים אך לעיתם רעיונות אלה נכשלים (סידור המקשים על המקלדת נובע מצורך טכני היסטורי של מכונות הכתיבה המכניות. המהנדסים פיזרו את האותיות הנפוצות כך שמנופי האותיות לא יתקעו אחד בשני. בשנות התשעים המוקדמות נעשה נסיון לסדר את המקשים בצורה שהאותיות הנפוצות יפעלו ע"י האצבעות החזקות. המקלדת היתה פלוף שיווקי כיוון שאנשים התרגלו לשיטה הישנה ולא עזרו שום הטמעות). הסוד הוא כמו תמיד במינונים אפשר וכדאי לחדש אך כדאי לבצע חידושים אלו באזורים אותם ניתן לשנות בקלות, לאחר שהוכיחו עצמם ניתן ליישם אותם גם באזורים מרכזיים בפורטל.

שימוש באייקונים
כדאי וראוי להשתמש באיקונים, יתרונותיהם בזהוי מידי,דילוג על מחסומי שפה ויכולת להשתמש בגרפיקה השאולה מהתרבות הארגונית. גם השימוש באיקונים צריך להיות מושכל, חלוקה להררכיות ולקבוצות תפקוד עם בידול בגודל, מיקום, צורה וצבע. גם שימוש מוגזם באייקונים יוביל לבלבול הצרכן (לא תרצו להגיע לצומת בעלת חמישים תמרורים).

אפיון מסכים אפליקטיבים ל"מקצוענים"
צרכנים מקצועיים רגילים לעבוד מול מסכים עתירי נתונים בעלי ממשקים מורכבים עד מאוד. צרכנים אלה מוכנים להשקיע מזמנם ומרצם בלמידת האפליקציה בקורסים, מדריכים, ופורומים. צרכנים מקצועיים גאים ביכולתם לשלוט באפליקציה המורכבת. ובכן, צרכנים מקצועיים התרגלו לרע. תפקיד המאפין והמעצב להציע גם להם הנדסת אנוש. נכון הם רגילים למורכבות אבל פישוט עבודתם תעזור גם להם להגדיל תפוקות ולעבוד בנועם. לעיתים אכן אין בררה ויש צורך בהטמעה ובהכשרה אך עלינו לעשות כל שביכולתינו להמנע מצורך זה.

עיצוב פורטל פנים ארגוני

שער כניסה
הפורטל כשמו כן הוא, שער כניסה לבניין וירטואלי, השער משדר רושם ראשוני, האם המבנה מזמין או מאיים?. עיצוב הפורטל יקבע את הלך הרוח של הצרכן. הוא צריך להיות נעים לעין, להזמין ולסקרן. כל פורטל מכיל כלי תקשורת פנים ארגוניים המאפשרים החלפת ידע, עבודת צוות ואפילו גיבוש חברתי. על העיצוב לשקף מטרה זו. (אף אחד לא רוצה לטייל לבד בבניין הוירטואלי)

יציקת זהות תאגידית
על עיצוב הפורטל לשדר את אותם מסרים שמשדר לוגו הארגון - מהות וערכי הארגון.

ממשק הפורטל צריך להסביר עצמו בצורה אסוציאטיבית. משתמש הפורטל, בשאיפה, לא יזדקק למנגנוני העזרה השונים. אך עושים זאת? - נצמדים להגדרות ה UI .

GUI : יישום גרפי נגזר מהגדרות ה UI
הצמדות למטרה - אנשי הUI הגדירו את סידור אלמנטים על המסך, יחסי הגומלין בניהם, היררכיות כפתורים ופקדים וכו..., על המעצב לעצב את המסך בצורה שתדגיש את הייחסים הללו ולא תרכך אותם. אם אנשי הUI הגדירו כפתור גדול וחשוב והמעצב ביצע אותו בצבע דומה לצבע הרקע הרי שהכפתור איבד מנוכחותו.

פתוח כל היום או רק זמן מועט
פורטל אפליקטיבי יהיה בדרך כלל פתוח כל היום על מחשב הצרכן ולכן בהגדרה צריך להיות מעוצב רגוע ושקט. הגרפיקה יכולה להביא בחשבון פתיחה במסך מלא משום שהצרכן לא יעבור ממסכי העבודה שלו אל רשת האנטרנט אלא יפתח מסך חדש.
פורטל תקשורתי יפתח על פי דרישה ולכן יכול להיות סוער יותר אך יתוכנן לפתיחה בגודל רגיל משום שהצרכן יעבור דרך הדפדפן לאתרים אחרים.

אודות כותב המאמר:

ערן גאנז עיצוב ופיתוח אתרים http://www.artis.co.il

מקור המאמר: reader.co.il